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2017年11月26日 更新

忘年会に向けて!あなたの飲み会幹事力をチェック

冬の寒さも本格化し、年末年始の予定を考え始めるちょうどそのころ、あなたを悩ませるのが忘年会幹事の仕事です。予算を告げられ「会場はどこでもいいよ」と上司から適当に仕事を任せられた時こそ、あなたの人間力が問われるとき。何かと面倒が多い飲み会幹事ですが、仕事をスマートにこなして同僚からの評判を思いのままにしましょう!

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出席確認と集金はスマートに

まずは、部署やチームの構成員に声をかけて出席確認をとりましょう。ここで大切なのは、参加未定の扱いです。参加未定の人が全員参加する想定で予約を取ると、当日欠席された場合にキャンセル料が発生してしまうので、宴会の2~3日前には参加の最終確認をとって人数を確定させ、正確な人数でお店を予約しましょう。

参加費の徴収は、宴会当日会場に到着した人から順に徴収するのが無難です。その場合はあらかじめ1人当たりの金額を伝え、おつりが出ないように用意してもらうといいでしょう。幹事が集合に遅れると宴会がグダグダになってしまうので、もし自分が開始時間に間に合わない場合は、誰かに幹事代行を任せておくのが鉄則です。

絶対に失敗しないお店選びの方法

参加人数とその内訳(性別・年齢)が確定したら、宴会に適したお店を探します。クーポンサイトの一覧で雰囲気のいいお店を探すのは簡単ですが、絶対にお店選びで失敗したくないのであれば、自分や同僚が以前利用してよかったお店の中から、参加者の雰囲気に合うお店を選ぶといいでしょう。

また、声の大きい女性が多い集まりなら、広めの個室があるお店を選ぶと周りのお客さんから嫌な顔をされずに最後まで宴会を楽しめます。年配の方が多ければ和食がおいしい掘りごたつのお店、お酒好きが多い場合はお酒の種類が多いお店を選ぶとメンバーから喜ばれるでしょう。

チェックポイントを抑えて幹事力を高めよう

幹事の仕事は出席確認とお店の予約だけではありません。メンバーをスムーズに移動させたり、会計を済ませたりすることも重要な役割です。ここでは飲み会の幹事を任せられたとき、これができたらかっこいい!という点をピックアップしてみました。

準備編

・メンバーの出欠は日程調整アプリを使っていっきに確認
・当日ドタキャンした人からはキャンセル料を取ることをあらかじめ周知
・喫煙者が多い場合は喫煙席のあるお店を予約
・駅の最寄り出口や徒歩分数を伝えると集合がスムーズ

当日編

・集金用の袋と参加者の一覧、ボールペンを用意
・キャンセルが出たらゆかりのある人物を呼んで欠員補充するもよし
・飲み放題に含まれるお酒の内容はきちんと把握
・会が終わったら忘れ物や落し物がないか確認(傘や上着に注意)

幹事は宴会が終わるまでしっかり!

宴会がどれだけ盛り上がっても、幹事たるもの、お会計を済ませるまでは絶対に酔いつぶれてはいけません。年末年始は宴会をスマートに仕切って、会社やサークルのメンバーにあなたの頼りがいをアピールしましょう!
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